Estudar sobre Produtividade é algo que amo fazer, porque acredito na evolução contínua. As melhorias dos meus processos muito me interessam, dessa forma aprendo a trabalhar melhor, administrar as atividades do dia a dia de forma equilibrada, e esse ganho de tempo eu posso investir em mim, nas pessoas que amo, e nos meus sonhos, cada dia mais, cada vez mais, dando um passo de cada vez.

 “Esqueça a perfeição, busque progresso”. Vou continuar repetindo essa frase, porque ela mostra que todos os dias podemos aprender novas ferramentas que nos auxiliem na busca de nossos sonhos!

Acredite em mim, essas ferramentas existem e são extremamente simples, mas o primeiro passo é entender como funcionam e depois MÃO NA MASSA!

Eu li um livro sobre Produtividade chamado “A Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa. Nele, Christian aborda as áreas de nossa vida e nos ensina a navegar naquilo que é importante. Infelizmente muitos navegam no mar da trivialidade. Eu sempre menciono sobre o cultivo do essencial, que seria a maneira mais impactante de você dar a sua contribuição máxima ao mundo navegando naquilo que de fato importa, nas coisas que gosta de fazer e faz melhor. Mas isso é bem subjetivo e varia de pessoa para pessoa também. Pode ficar na superfície se não soubermos trazer para a vida prática.

Então, vem comigo:

Hoje você vai aprender o que são os 5ps (p de prioridades) e mais do que isso, você vai parar de dizer que não tem tempo e começar a dizer: “Priorizei outras coisas”. Porque é exatamente isso, a gente só evolui quando navega naquilo que é de fato importante para gente, e mais uma vez volto a dizer que isso varia de pessoa para pessoa.

Primeiro vamos entender a diferença entre tarefa e compromisso. Tarefas são as atividades que não têm um dia e um horário definidos para serem feitas, são aquelas atividades que demandam ações de nossa parte, mas o prazo delas não está estabelecido na agenda como algo fixo. Ou seja, preciso fazer, mas pode ser feito ao longo do dia, ao longo da semana. O mesmo não acontece com os compromissos, eles são urgentes no sentido de que eles têm hora e dia para acontecer, exemplo:

segunda-feira, 17h, cabeleireiro

Correto!?

O grande problema dessas atividades é exatamente isso. Elas não têm data certa para acontecer. Por isso, nem sempre são executadas! É aí que entra a organização e o planejamento. Você precisa entender que são as tarefas diárias que fazem você evoluir na direção de seus sonhos. E que isso só depende de você.

Por isso hoje eu vou te ensinar a a coletar as suas tarefas e classificá-las em ordem de prioridades em sua agenda ou planner. Acompanhem essa legenda!

PE (PRIORIDADES ESSENCIAIS), chamaremos de P1.

PI (PRIORIDADES IMPORTANTES), chamaremos de P2.

PD (PRIORIDADES DESEJÁVEIS), chamaremos de P3.

PC (PRIORIDADES CIRCUNSTANCIAIS), chamaremos de P4.

PT (PRIORIDADES TRIVIAIS), chamaremos de P5.

Como lidar com cada uma delas?

PE são prioridades essenciais, as mais importantes do momento, porque se não forem feitas  problemas podem vir a acontecer, pois implicam outras tarefas ou outras pessoas dependem dela.  Ex: rotinas essenciais (entra aqui as rotinas domésticas diárias, limpeza e organização) resolver crises e reclamações, tarefas com prazos próximos, tomadas de decisão.

PI são prioridades importantes. Quebramos em tarefas menores, montamos um planejamento e executamos o mínimo progresso diário (adoro isso e uso muito) e executamos os próximos passos. Ex: para tirarmos um projeto da inércia (ele é importante, mas depende de ações de sua parte para acontecer, se não vira somente um sonho desenhado na cabeça ou no papel) nos perguntamos; “o que podemos fazer agora?” Atividades que empreendem mínimo esforço para que esse projeto ande naquele dia: ligar para alguém, levantas informações a respeito, convocar uma reunião sobre, etc… Sua saúde é importante, portanto se exercitar deveria ser diário, se alimentar bem idem. Mas adiamos isso e vira urgente, à medida que ficamos doentes. Enfim…

Estar nessa esfera eu considero importantíssimo! rs

PD são prioridades desejáveis. São relacionadas a coisas que não precisam ser feitas num momento específico porque não implicam em problemas, mas são desejáveis! Ex: Fazer um curso, fazer uma viagem para aprender inglês, e por aí vai…

PC são as prioridades circunstanciais. Sabe os imprevistos? Ou aquelas escolhas que você não faz e fica à deriva, sujeita à escolha de terceiros? Ou também aqueles fatos que chegam até nós que não podemos controlar. Acontece e você precisa estar preparada, por isso não podemos abarrotar nossa agenda do dia com mil tarefas, entende? E por isso precisamos agir todo dia, nem que seja em mínimos passos, porque quando chegar alguma circunstância como essa, o planejamento geral não fica totalmente prejudicado.

PI são prioridades triviais (isso nem deveria se chamar prioridade hehehe) e é aqui que mora o perigo, pois a maioria das pessoas gosta desse lugar. As pessoas se perdem nas atividades triviais e não realizam o que é importante, e aí dizem que não tem tempo, reclamam que não evoluem. Exemplo: navegar nas redes sociais na hora do trabalho!

Vamos colocar isso na agenda? Partir para a ação efetivamente?

Digamos que você tem 5 tarefas anotadas na sua agenda/planner e precisa entender qual atividade fará primeiro, levando em consideração que P1 e P2 precisam ser feitas diariamente.

AGENDA/PLANNER:

Lavar banheiro

Escrever para o Blog

Consultoria Online com o cliente

Ligar para sua amiga

Marcar Reunião para um projeto

Vamos pensar juntas sobre como organizar isso de forma produtiva?

O que seria essencial da lista, que você deve classificar como Essencial? Pensando que existe o período da manhã e da tarde e você precisa conhecer em que horário é mais produtiva, eu faria assim: eu sou mais produtiva pela manhã, então, o essencial faço cedo!

Lavar banheiro é essencial, pelo menos para mim, afinal de contas eu dependo desse espaço para trabalhar bem, então coloco em primeiro da lista P1!

Escrever para o Blog, sendo que esse texto só vai ao ar na semana que vem, quebro ele em várias partes, escrevo hoje, corrijo amanhã, agendo na quarta, penso na capa e no conteúdo na quinta (colete isso para os demais dias usando os mesmos critérios). Seria meu P2.

Consultoria com o cliente está marcada para hoje às 13h. É um compromisso, precisa ser feito. Coloco na agenda, junto à uma notificação duas horas antes!

Ligar para a amiga precisa ser hoje? Não, mas para mim é importante estar em contato com quem eu amo, então mando mensagem agora e já combino um horário pensando em todas as atividades alocadas. Ligação marcada para às 20h, coloco uma notificação no celular para não esquecer.

 Reunião para um projeto, esse projeto é desejável, mas não tem prazo, nem acarretaria nada a ninguém se eu remarcasse a reunião para amanhã, coloco P3, e mando um email remarcando a conversa, e sugerindo um horário, após visitar o dia de amanhã na agenda.

Dia de Hoje ficaria assim:

P1- LAVAR BANHEIRO

P2- ESCREVER PARA O BLOG

13H FAZER VIDEO CONFERÊNCIA COM CLIENTE X

P2- LIGAR AMIGA (ENVIAR MENSAGEM COMBINANDO HORÁRIO)

20H- LIGAR AMIGA Y

P3- AGENDAR REUNIÃO PROJETO Z / ENVIAR EMAIL MARCANDO REUNIÃO PARA AMANHÃ

Percebe? Você já tem uma ideia geral do seu dia, e um panorama dos demais.

Por isso realizar revisão semanal e diária são importantes, porque ao anotar você tem clareza se dá mesmo para ir ao cabeleireiro amanhã, ou gravar aquelas sessões de vídeo sem ficar maluca por ter de fazer tudo correndo.

Eu amo me planejar e detesto imprevistos, mas quando eles chegam me sinto preparada. Por isso sempre digo e repito: Cultive o Essencial e navegue no mar da importância. Daqui a dez anos você vai desejar ter começado hoje!

Gostou desse conteúdo? Me manda uma mensagem caso queira dicas mais específicas sobre esse assunto… Eu adoro escrever sobre isso!

Um beijo…

Referência: Curso de Produtividade da Conquer